NAB#002 Procesy - najpierw uporządkuj, potem informatyzuj

"Nie informatyzujemy bałaganu" - to jedno ze zdań, które wyniosłam ze studiów i chodzi mi ono po głowie przez lata pracy jako analityk biznesowy. Zanim zlecisz wykonanie systemu IT lub zaczniesz dobierać gotowy produkt pod sposób pracy Twojej firmy - sprawdź, czy on ma sens, czy proces np. zakupu nie trwa zbyt długo, nie zakręca niepotrzebnie na wiele działów w firmie.

Jak bardzo można skomplikować proste sprawy widać w historii, kiedy ostatnio chciałam kupić tapetę. Byłam zdecydowanym klientem i jedyne, czego potrzebowałam to wejść i kupić. Najlepiej szybko. Zakup trwał 11 kroków i wiele kontaktów przez sklep, maila i telefon!

Kiepski proces powoduje, że:

• klienci uciekają lub zniechęcają się (bo ile razy można podawać swój adres?)
• pracownicy tracą koncentrację, masę czasu, a to pompuje koszty, które odbijają się albo na kliencie albo na firmie w postaci niższej marży

Czym jest proces?

Zespół następujących po sobie działań pozostających w związku przyczynowo-skutkowym wykorzystywany dla uzyskania zamierzonego rezultatu przez zespół fachowców na wielu stanowiskach. (Trocki, Romanowska)

Dla małych firm:

• procedury stanowiskowe odgrywają również ważną rolę jak między-stanowiskowe procesy - też powinny być optymalne
• warto tworzyć procesy, bo to zasób, który zostanie w firmie nawet wtedy, kiedy dobry pracownik zmieni pracę, a następcy będą mogli utrzymać wysoki poziom i powtarzać sukcesy

Dla dużych firm:

• w dużej firmie mamy klapki na oczach i widzimy głównie swój dział, zespół. Zapominamy, że wszystko, co robimy, ma swoje konsekwencje w procesie obejmującym wiele działów, sięgającym klienta.
• nieoptymalne procesy generują ogromne koszty (straty), a przy tym są mniej widoczne, bo "dla mnie wygląda OK". Jeśli nie wiesz jak wyglądają Twoje procesy, albo ciągną się one przypadkowymi pętlami przez wiele działów - zrób stop! Nie trać czasu na IT.

Najpierw uporządkuj to, jak chcesz działać.

Co zrobić?

0. Wyciągnij opisane procesy biznesowe (jeśli masz)

• Sprawdź czy są aktualne. Zaktualizuj.

1. Zmapuj proces

• warsztaty, wywiady, obserwacje, analiza danych
• kierownicy, specjaliści, reprezentanci działów, zespołów
• zrób jak potrafisz lub EventStorming, Value Stream Mapping, BPMN

2. Usprawnij proces

• skracaj czas, nakład, koszt, ścieżkę krytyczną
• wybieraj sprawy z puli
• wyznaczaj priorytety
• eliminuj wąskie gardło
• ujawniaj reguły decyzyjne i automatyzuj je

3. Informatyzuj proces

• przypomnij cel przedsięwzięcia
• wyznacz priorytetowe obszary procesu biznesowego i zaplanuj wydania
• określ wymagania na rozwiązanie IT w oparciu o proces

Masz doświadczenia z chaotycznym procesem biznesowym? Próbowaliście taki zinformatyzować? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.

Subskrybuj podcast "najpierw analiza biznesu" w ulubionym miejscu:

Spotify: https://open.spotify.com/show/7A6f1SYYyoxspRNrBo1WgU?si=51c38fc6d04542d9

Apple podcasts: https://podcasts.apple.com/pl/podcast/najpierw-analiza-biznesu/id1642672502

Google podcasts: https://podcasts.google.com/feed/aHR0cHM6Ly9mZWVkcy5saWJzeW4uY29tLzQzNDI4My9yc3M

Zostaw ocenę podcastu i komentarz, abyśmy docierali do większej liczby przedsiębiorców i managerów wprowadzających rozwiązania IT do swojej organizacji.

Playlista YouTube: https://www.youtube.com/playlist?list=PLWBT6pVo_3e1JLFu2mX0TUVnibZHI4RFN

analiza IT: https://www.analizait.pl/category/podcast-najpierw-analiza-biznesu/

Zostańmy w kontakcie na:

kanale YT: https://www.youtube.com/channel/UCs6T_zfDTFPxFMfvi2nonAQ

newsletterze dla przedsiębiorców / biznesu: https://analizait.pl/analityczny/podcast/