Even oefenen!

Een succesvol format om de samenwerking tussen ICT’ers en niet-ICT’ers te bevorderen

 

We eindigden de vorige podcast met de uitspraak 'techies trainen niet'. Nu zijn er gelukkig uitzonderingen. DiVetro heeft een format ontwikkeld om met een groep ICT’ers een simulatie te doen waarin nieuwe of bestaande processen worden geoefend. Dit hebben we nu herhaaldelijk succesvol toegepast in de praktijk, en het levert altijd geweldig resultaat op. In de voorbereiding van transities van de ene ICT-dienstverlening naar de andere bijvoorbeeld, in het geval van outsourcing, en soms als interventie om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

 

Begin deze maand deden we nog een simulatie met zo’n 30 experts van verschillende betrokken partijen die binnenkort moeten samenwerken om één van onze ministeries van bepaalde IT-diensten te voorzien. De ene helft van de groep bestond uit techneuten die gewend zijn om sterk agile te werken. De andere helft van de groep bestond uit managers die gewend zijn om heel procesmatig regie te voeren en te sturen op behaalde niveaus van dienstverlening, de beruchte SLA’s. Dit was op zijn zachtst gezegd interessant!

Het doel van deze simulatie was om de samenwerking te oefenen voordat het de dagelijkse praktijk zou worden. Duizenden collega’s rekenen na de transitie immers op een goede dienstverlening. En die dienstverlening kan enkel goed zijn… als er goed samengewerkt wordt.

 

Een soort escape room waarbij elk scenario wordt opgelost door slim samen te werken

 

Onze workshop is een soort escape room, waarbij elk scenario moet worden opgelost door slim samen te werken, informatie te delen en er achter te komen hoe de vork nou echt in de steel zit. Een collega van DiVetro is daar dan als dagvoorzitter bij om het proces te begeleiden, de groepsdynamiek te beïnvloeden en de groep door het leerproces te coachen. Tijdens de dag vinden we tientallen verbeterpunten. Deze worden dan ook omgezet in concrete actiepunten met eigenaars en een belofte ten overstaan van de hele groep om de actie uit te voeren. Een sterke stap vooruit in de verandering van organisatie en cultuur!

 

Technische discussies gaan vaak niet over techniek

 

Dit format heeft ook andere voordelen. Kenniswerkers, en met name ICT’ers, zijn vaak zulke intelligente en analytische mensen dat alle problemen, ook de interpersoonlijke, worden verplaatst naar het intellectuele domein. Dit laat geen ruimte voor de meer basale aspecten van het mens zijn. Ik heb vaak lange debatten gehoord over de voor- en nadelen van bepaalde programmeertalen, frameworks of technieken, die eigenlijk niet over de techniek gingen maar over de mensen aan tafel.

 

Het waren gewoon jonge mensen die bezig waren om uit te vogelen wie de slimste is, wie de leider is of wat er gebeurt als iemand ongelijk heeft. Het kost erg veel tijd en adem om onderlinge verhoudingen te bepalen aan de hand van een discussie over technische zaken, zeker als de deelnemers aan het debat niet toegerust zijn met het begrippenkader om het éigenlijke gesprek te voeren, in plaats van het gesprek dat ze aan de oppervlakte lijken te hebben.

 

Alle snaren in harmonie

 

Als begeleider heb je bij dergelijke simulaties een belangrijke rol. Een goed uitgevoerde simulatie zorgt er immers voor dat de groepsdynamiek gevormd wordt voordat de deelnemers echt samen aan het werk gaan. Een vertrouwde derde kan er voor zorgen dat de discussie op het juiste niveau gevoerd wordt en dat iedereen zich bewust is van wat er tijdens de dag met de groep gebeurt. Er zijn geen duels bij het ochtendgloren nodig, of een felle discussie over Amazon cloud versus Heroku. Een goede groepscoach stemt de hele viool als het ware, zodat alle snaren in harmonie zijn.

 

Door met de simulatie de toekomst van ná een project te verkennen komen alle verborgen aannames, wensen en angsten naar boven. Niemand ziet de toekomst, en dat is de clou. Iedereen maakt voor zichzelf een voorstelling van de toekomst die ze vervolgens vermijden of er juist naartoe werken. Door samen te komen en een rollenspel te spelen worden deze toekomstmodellen geharmoniseerd. Dit vergroot de kans dat we richting dezelfde toekomst werken. Daarbij vinden we ook vaak de wortel van eventuele weerstand, en wellicht kunnen we hier met simpele maatregelen wat aan doen.

 

Een goede simulatie geeft een realistische blik van de toekomst

 

Een goed gedraaide simulatie verplaatst de horizon van de groep en laat iedereen een stuk meer zien van hoe de toekomst er nou echt uit ziet. Meestal zijn de voordelen niet zo groot als gehoopt en de nadelen niet zo erg als gevreesd. Eigenlijk lijkt de toekomst in de meeste gevallen nog het meest op het heden, met een paar belangrijke verschillen. Deze zijn nu beter gedefinieerd en herkenbaarder. Een zeer gezonde oefening voor alle betrokkenen. Het doen van simulaties is dan ook deel van nieuwe frameworks zoals Site Reliability Engineering of SRE, waarin het een "Wheel of misfortune" oefening wordt genoemd, vrij vertaald 'Rad van Tegenslag', waarbij wordt geoefend om problemen in diverse systemen en processen te herkennen en op te lossen.

 

Interesse? Neem even contact met ons op

 

Wil je ook weten hoe de toekomstige samenwerking van jouw team eruit ziet? Wil je deze samenwerking nu alvast optimaliseren? Neem even contact ons op. We bekijken graag welke simulatie goed past bij jouw traject van organisatieverandering.

 

Bel DiVetro op [phone] of stuur ons een berichtje op LinkedIn.