نظام تشغيل رائع لإدارة عملك

هل لديك نظام تشغيل بسيط لإدارة أعمالك الصغيرة أو متوسطة الحجم؟  يمكنك الحصول على بعض النصائح العملية للغاية حول EOS - نظام التشغيل الريادي من كتاب الجر: احصل على السيطرة على عملك بقلم جينو ويكمان. 

إذا كنت مثل رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الآخرين ، فمن المحتمل أنك تقلق بشأن 100 شيء مختلف في عملك.  في كتاب ويكمان، يشارك 6 أشياء ستساعدك على إنشاء EOS حتى تتمكن من التوقف عن القلق بشأن كل التفاصيل الصغيرة.  ربما تكون هذه الأشياء أكثر قابلية للتطبيق على الشركات التي يتراوح عدد موظفيها بين 3 و 100 موظف ، ولكن إذا كنت أكبر أو أصغر ، فلا تزال هناك أشياء يمكنك تعلمها وتطبيقها.  نظام التشغيل هذا شائع في الولايات المتحدة ولكنه أقل شهرة في الشرق الأوسط. 

قام داود قاقيش بتطبيقها على شركته الخاصة ويشارك هذه التفاصيل في البودكاست.  فيما يلي نظرة عامة على المكونات ال 6 ل EOS الخاصة ب ويكمان وكيف طبقها داود على أعماله. 

المكونات ال 6 لنظام التشغيل الريادي (EOS)

1 الرؤية

هل لديك رؤية واضحة لعملك وهل تقوم بتوصيلها؟  تريد أن يسير جميع موظفيك في نفس الاتجاه.  هل يفعلون ذلك؟  مع رؤية واضحة يتم توصيلها بشكل جيد ، ستحصل على ذلك.

2 الأشخاص

أحط نفسك بأشخاص رائعين لأنهم سيكون لهم تأثير كبير على نجاحك. الشركات الناجحة لديها الأشخاص المناسبون في المقاعد المناسبة. 

3 البيانات

ما هي المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لعملك؟  ما هي بطاقة أداء عملك؟  من الناحية المثالية ، لا تركز على أكثر من 10 مؤشرات أداء رئيسية تراقبها أسبوعيا. 

4 المشكلات

ما هي العقبات التي تعترض طريق تحقيق رؤيتك؟  تحدد الشركات الجيدة وتحل أي مشكلات بسرعة في بيئة صادقة ومفتوحة. 

5 العملية

ما هي الطريقة التي تمارس بها أعمالك وكيف تتم الأمور؟  يضمن توثيق هذه العملية اتباع العمليات من قبل فريقك بأكمله.  

6 الجر

كيف تأخذ رؤيتك وتضعها موضع التنفيذ؟ يتضمن ذلك ربط كل شيء معا لخلق قوة جذب في عملك.

 

كيف قمنا بتنفيذ EOS الخاص بنا

هناك فصل رائع في نهاية هذا الكتاب يسمى "البدء" وهذا هو المكان الذي وجدنا فيه أهم األفكارالتي يجب تطبيقها.  فيما يلي خطوات 7 التي اتبعناها من هذا الفصل.    

مخطط المساءلة

يمكنك تسمية هذا المخطط الهيكلي ولكن المهم هو أنه يحدد جميع الأدوار أو الأقسام اللازمة لإدارة الأعمال التجارية.  في الشركات الصغيرة ، قد يشغل نفس الشخص أكثر من دور واحد أو قد يكون لديه دعم خارجي يملأ بعض الأدوار.  يساعد هذا في تحديد من يملك أدوارا وأقساما مختلفة حتى تعرف من هو المسؤول عنها. 

يشجعك الكتاب أيضا على تحديد قيمك الأساسية كعمل تجاري.  قد تكون هذه من 3 إلى 5 أشياء تشكل جزءا كبيرا من هويتك كعمل تجاري.  قمنا بتقييم كل موظف بناء على القيم الأساسية باستخدام نظام أخضر - برتقالي - أحمر.  ما وجدناه هو أنه لم يكن لدينا أعضاء فريق تم تصنيفهم باللون الأحمر ، ولكن كان لدينا عدد قليل من اللون البرتقالي.  لذلك ، علمنا أنه يتعين علينا إما نقلهم إلى المنطقة الخضراء أو إعادة تقييم مدى ملاءمتهم لشركتنا.  نستخدم أيضا نظام التصنيف هذا في كل مرة نجري فيها مقابلات مع أعضاء الفريق المحتملين الجدد.

الصخور 

أنشأنا 3 "صخور" كل ربع سنة لكل قسم من أقسامنا.  هذه هي أولوياتنا.  عندما يكون كل شيء مهما ، لا شيء مهم لذلك ليس لدينا أكثر من 3 صخور في الربع لكل من التمويل والمبيعات والتسويق والعمليات.  نحن واضحون حقا بشأن من يملك تلك الصخرة حتى لو لم يقوموا بهذا العمل بأنفسهم.  هناك 1 اسم لكل صخرة لذا فإن المساءلة واضحة. 

نبض الاجتماع

لدينا جدول زمني واضح لنبض اجتماعنا أو إيقاع الاجتماع في أعمالنا.  هيكلنا يشمل:

·                  اجتماع القيادة الأسبوعي:

o       ابدأ بتركيز إيجابي أو تسليط الضوء على العميل أو أخبار جيدة حتى نبدأ من مكان جيد

o       مراجعة التقدم نحو تحقيق أهداف ربع السنة

o       مراجعة المقاييس الرئيسية التي نراقبها

o       تحديد ومناقشة وحل أي مشكلات ظهرت وتحديد عناصر العمل بوضوح في قائمة المهام

·                  اجتماعات القيادة ربع السنوية

o       تحديد الصخور الرئيسية لربع العام القادم

o       احتفل بالإنجازات من ربع العام السابق

·                  الاجتماع السنوي للقيادة

o       تحديد أعلى الصخور للعام القادم

o       اجتماع ليوم كامل

·                  التجمع اليومي

o       اجتماع سريع لمدة 15 دقيقة للفريق بأكمله أو حسب القسم

o       يحدد أعضاء الفريق ما يعملون عليه وما يحتاجون إلى المساعدة فيه

بطاقة الأداء أو المقاييس الرئيسية

نحن ننظر إلى هذه كل أسبوع مع فريق القيادة لدينا ونحاول التركيز على ما لا يزيد عن 2-3 لكل قسم.  في المبيعات والتسويق على سبيل المثال ، نركز على عدد مكالمات الاكتشاف التي أجريناها والصفقات التي أغلقناها.  يركز قسم العمليات بشكل وثيق على بيانات "Smileback" الخاصة بنا والتي تعد تعليقات مباشرة على أدائنا من عملائنا.  تركز بطاقة الأداء الخاصة بنا لقسم الشؤون المالية على الإيرادات وصافي الدخل التشغيلي.

 V/TO – الرؤية / منظم الجر

يحتوي الكتاب على قالب لهذا يلخص قيمنا الأساسية ، وتركيزنا الأساسي ، وهدف 10 سنوات ، واستراتيجية التسويق ، وصورة 3 سنوات ، وخطة سنة.  لدينا هذا في صفحة واحدة ونستخدمه للحفاظ على تركيزنا على العمل.  يتم تحديثه مرة واحدة في السنة. 

موثق عملية من ثلاث خطوات

نقوم بتوثيق جميع العمليات في أعمالنا - من التسويق إلى المبيعات إلى تقديم الخدمات.  يوضح الأنظمة داخل عملك.  كانت لدينا عملية للأشياء ولكننا كنا بحاجة إلى كتابتها ، لذلك إذا قمت ، على سبيل المثال ، بتعيين موظف جديد ، فيمكنه فهم عمليتك بوضوح وأن يكون جزءا منها.

كل شخص لديه رقم

كل شخص في عملك لديه هدف.  لا يجب أن تكون هذه الأهداف كبيرة ونبيلة ، ولكن يجب أن يكون لها شيء محدد يمتلكونه. 

خطوة داود الإضافية: ملاحظات الوضوح

مرة واحدة في الأسبوع ، أستغرق 20 دقيقة أو نحو ذلك في مقهى أو مكان ما ليس منزلي أو مكتبي ، وأكتب فقط الأشياء المتعلقة بعملي حتى أتمكن من إخراجها من رأسي.  أي شيء يدور في ذهني ، أكتبه فقط في مستند أسميه "ملاحظات الوضوح الأسبوعية".  قد يتضمن ملاحظات بسيطة حول الأشياء التي تدور في ذهني ، وما الذي يعمل بشكل جيد وما لا يعمل ، والأشياء التي قد أفعلها بشكل مختلف ، والأفكار الجديدة.  أستخدم هذا الوقت لتحديد أهم 3 أشياء أريد التركيز عليها في الأسبوع التالي. 

إذا كنت قد قرأت الجر بالفعل ، فتواصل معنا على  تويتر وشارك قصتك.  إذا لم تكن قد قرأت الجر ، فضعه في قائمة الكتب التي يجب قراءتها اليوم.